Množstvo ľudí sa zaoberá otázkou: „Ako získam viac času?“ alebo „Prečo to nestíham?“. V prípade, že nastane pravidelný nedostatok času, je potrebné prehodnotiť si svoj osobný, alebo pracovný cyklus, čiže harmonogram. Najväčšie problémy nastávajú pri nesprávnom prístupe k plánovaniu, organizovaniu vlastných ako aj skupinových aktivít.

Kedy sa zapína alarm a nastavajú problémy ?

• Nestíhanie termínov, znížená kvalita práce, preceňovanie vlastných schopností a iné. Ak riešime tieto problémy bežným spôsobom máme len dve možnosti: záležitosti nevyriešiť, alebo ju riešiť len čiastočne, čiže odbiť.
• Dôsledkom nestíhania je odkladanie. Ale to znamená nové plánovanie a veci sa postupne nabaľujú do extrémnych rozmerov. Klasické riešenie je dorábanie práce počas dovolenky, osobného voľna alebo nadčasov.
• Zanedbávanie rodiny, priateľov alebo obchodných partnerov je výsledkom zlého riadenia času. Sú nespokojný s našou nedostatočnou pozornosťou. Vyvolávame pocit nezáujmu , v skutočnosti nám pri zle naplánovaných povinnostiach neostáva čas.
• Strata dôveryhodnosti vzniká na základe nedodržania termínov, odovzdaná práca nie je dokončená. Dostávame status nespoľahlivého človeka, ktorému nemožno zveriť dôležitú úlohu.
• Pocit preťaženia spôsobuje stratu elánu, chuti a záujem o akúkoľvek činnosť. Rozčuľujú nás maličkosti, sme podráždený. Taktiež trpíme nespavosťou strácame chuť do jedla. Je najvyšší čas niečo zmeniť!

Princíp efektívneho riadenia času:

1. Vízia je základom plánovania: od vízie sa nám odvíjajú strategické ciele, ako aj operatívne ciele. Celková činnosť musí smerovať k určitému cieľu.
2. Víziu delíme na čiastkové ciele: tieto ciele by mali byť konkrétnejšie a majú vypracované čiastkové úlohy plnenia. Je potrebné si uvedomiť stromovitú štruktúru daného cieľa.
3. Ročné, mesačné a týždenné programy: ak si do svojho ročného harmonogramu zavedieme efektívne priority bude jednoduché splniť celkové ciele. Postupujeme ako pri stavbe kvalitnej cesty. Najskôr uložíme veľké a ťažké kusy, potom zasypeme štrkom a nakoniec pridávame piesok.
4. Pravidlo 60% času: plánujeme len 60% svojho času, ostané percentá prenechávame na nepredvídané udalosti a náhody. Určite netreba zabúdať na druh práce. Určite si uvedomujem aj to, že každý z nás je jednotlivec a zvláda iné pracovné tempo.
5. Rešpektujme denný cyklus: treba si uvedomiť, že počas dňa náš organizmus pracuje v cykloch. Najvýkonnejší je človek medzi 08:00 až 10:00 hodinou a potom medzi 15:00 a 18:00 hodinou. Plánovanie svojho denného režimu, by sme mali prispôsobiť svojim stereotypom.
6. Náročné aktivity: v prípade vysokej koncentrácie a potreby sústredenia je dobré plánovanie náročných úloh do času s minimálnym rušením. Pomerne kľudná pracovná doba je v čase obeda, alebo v skorých ranných hodinách.
7. Bránime si svoj čas: ľudia majú sklon k odkladaniu a presúvaniu svojich povinností. Dlhé čakanie na schôdzku, prekladanie termínu. Rušivé zásahy do harmonogramu treba jednoznačne odmietať.
8. Priestor pre relax: počas týždňa je potrebné si vytvoriť priestor na relax, rodinu alebo priateľov. Následne zisťujeme, že problémy sú menej závažné a jednoduchšie riešiteľné.

Za určitých okolností sa dá plánovať aj celý deň, ale je potrebné počítať s rezervou. Ak by sme chceli zaviesť organizačný systém do svojho denného rytmusu, je potrebné si založiť osobný diár. Tento diár musí byť založený na pevných princípoch časového riadenia. Modernejšou metódou je elektronický organizátor, respektíve mobil. V úlohových činnostiach je užitočnou pomôckou plánovacia tabula.